Todos sabemos que durante los meses de verano comenzamos a realizar todas esas actividades que tenemos atrasadas durante el resto del año. Son muchas las empresas que se disponen a hacer limpieza de archivos con el objetivo de que estét todo preparado para la vuelta a la rutina tras las vacaciones. Pero, ¿cuáles son los papeles que tenemos que consevar? En Gesincor Asesores queremos ayudaros con este dilema. En nuestra asesoría en Sevilla conocemos de lo complicado que puede ser decidir qué tipo de documentos debemos de descartar.
El primer paso a llevar a cabo es hacer una clasificación. El plazo de conservación de un documento puede cambiar en función de la índole del mismo. Por tanto, separarlos entre documentos de mercantil, tributario o laborales puede ayudar en gran parte a realizar la tarea.
En cuanto a la documentación mercantil, debe de mentenerse durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros. Es recomendable que tengas en lugares seguros y sin ninguna pérdida:
- Libros oficiales de contabilidad.
- Cuentas anuales firmadas.
- Contratos a largo plazo.
- Copias de seguridad informática.
La Ley General Tributaria establece que los documentos fiscales deben de mantenerse durante cuatro años, empezando a contar desde la finalización del plazo de presentación de las declaraciones. Habrá que tener mucho cuidado porque el plazo podría verse interrumpido si se ha recibido alguna notificación o reclamación de Hacienda.
Habrá que tener presente que el plazo de prescipción para la comprobación de las bases imposibles y las deducciones es de diez años desde que ha acabado el plazo de presentación de la declaración en la que fueron presentados.
En cuanto a la información de carácter digital, esta mantiene la misma importancia que la que tenemos en papel. Es por ello que debes de hacer lmpieza para manterla segura y sobre todo controlada. Muchas empresas usan la nube para ello.
A la hora de realizar esta tarea, debemos de recordar desde nuestra asesoría en Sevilla que se trata de un asunto delicado. En muchas ocasiones las empresas acaban confiando este proceso a profesionales con el objetivo de poder llevarlo a cabo de la forma más eficiente posible.